長沙物流公司 打造“一站式”物流服務窗口
長沙首選物流公司：0731-84062159 84029740 13974912995 饒經理
“現(xiàn)在，福建省電力物資有限公司的服務是越來越快捷、周到了，有了"一站式"對外服務窗口，我們只要來一趟，就能簽訂一批合同，這在以前要跑四五趟。”12月19日，在福建省電力有限公司供應商服務大廳辦理完合同簽訂業(yè)務的柒燕清高興地說。
規(guī)范管理 運營更高效
2011年11月，福建公司物資合同服務大廳（供應商服務大廳前身）正式投運，作為福建公司物資服務的對外窗口，集中統(tǒng)一辦公，為供應商提供合同談判、業(yè)務洽談和辦理合同簽訂、驗審結算、招標投標咨詢等業(yè)務。今年7月，福建公司物資合同服務大廳更名為供應商服務大廳，不僅更換了名稱，業(yè)務范圍也逐步拓展到招標投標咨詢服務及供應商的有關業(yè)務咨詢與辦理、問題答疑、發(fā)放中標通知書等，實現(xiàn)了物資采購從招投標到合同履約全過程的“一站式、一口對外”服務，為供應商提供了更加便捷的服務。
只有強化規(guī)范管理，不斷提升優(yōu)質服務水平，才能保證供應商服務大廳高效運營。福建公司秉持“便捷、高效、規(guī)范、誠懇”的工作理念，從硬件入手，完善大廳服務功能區(qū)域，將大廳分為引導區(qū)、商務區(qū)、業(yè)務區(qū)、洽談區(qū)、等候區(qū)等5個區(qū)，設置了9個業(yè)務辦理窗口以及業(yè)務查詢系統(tǒng)、叫號系統(tǒng)、VIP室、茶歇室等。同時，進一步完善規(guī)章制度，出臺了供應商服務大廳《運營規(guī)范》《窗口崗位規(guī)范》《服務行為規(guī)范》《業(yè)務服務指南》《服務大廳檢查與考核實施辦法》等制度，強化供應商服務大廳管理，優(yōu)化合同管理業(yè)務流程，明確崗位職責，規(guī)范員工服務行為，提高服務效率和服務水平。
筆者從福建電力物資有限公司今年1月至10月合同管理同業(yè)對標各項指標完成情況表中看到，合同簽訂率的目標考核值為99.99%，實際完成值達100%；合同簽訂時限目標考核值為23天，實際完成值為17天；合同簽訂完成率、合同簽訂及時率、合同簽訂準確率達100%，付款審核正確率達100%。
“能如此出色地完成各項指標，與我們加強規(guī)范化、信息化建設，提升管理和服務水平是分不開的�！备＝娏ξ镔Y有限公司合同管理部主任胡宗富坦言。
以前，由于合同書起草的時間長，流程多，福建公司合同簽訂時限一般需要一個月左右的時間，不但影響后期供貨，還容易引起供應商的不滿。為提高工作效率，該公司規(guī)范合同管理，取消技術協(xié)議簽訂，執(zhí)行合同標準統(tǒng)一文本，同時積極推動信息化管理，深化應用電子商務平臺，優(yōu)化合同管理系統(tǒng)中的合同模板，實現(xiàn)與ERP系統(tǒng)及經濟法律管理業(yè)務應用系統(tǒng)的無縫對接，優(yōu)化工作流程，規(guī)范合同的審核，縮短合同審核時間，合同簽訂時限縮短在平均17天，極大提高了合同簽訂及時性和準確性，客戶滿意度也隨之提高。
提升素質 服務更優(yōu)質
“國家電網公司設計的合同服務窗口業(yè)務藍圖，對我們的業(yè)務素質和技能操作水平提出了更高的要求，我們要認真學習業(yè)務藍圖文件，盡快熟悉電子簽章技術、網上預約、單據交接等新業(yè)務流程以及角色權限設置和各個模塊的功能要求，提高自身的業(yè)務素質，促進優(yōu)質服務水平的進一步提升�！�11月9日，福建公司合同管理部組織相關人員學習國家電網公司集約化項目文件合同管理窗口業(yè)務藍圖時說。
福建公司在規(guī)范供應商服務大廳管理、加強硬件建設的同時，還從提升優(yōu)質服務等軟件方面做足了文章。該公司以供應商服務大廳爭創(chuàng)省直級、省級青年文明號為載體，組織員工開展“走進青年文明號”“讓聲音微笑起來”等主題活動，樹立“便捷、高效、規(guī)范、誠懇”的服務理念，進一步增強服務意識，提升優(yōu)質服務水平。此外，通過舉辦禮儀、協(xié)同辦公系統(tǒng)、GIS設備知識等崗位技能和服務技巧培訓，提高員工技能，為供應商提供更加優(yōu)質專業(yè)的服務，樹立良好的窗口形象。
福建公司還不斷加強與供應商的交流和溝通，暢通渠道，通過開展客戶滿意度測評、召開季度供應商座談會、電話回訪等形式，就如何保障電力物資供應和提高優(yōu)質服務水平，向供應商征集服務意見和建議，查找服務環(huán)節(jié)短板，并及時進行落實整改，不斷完善服務舉措，進一步提升優(yōu)質服務水平。
截至今年10月，福建省電力有限公司供應商服務大廳共簽訂項目合同3158份；辦理驗審付款申請4026份；合同簽訂及時率、完成率、準確率100%，工作人員差錯率和客戶投訴率為零，服務滿意率為100%。
員工感言
合同管理員 涂瀟波：
供應商服務大廳是福建公司對外物流服務的窗口，每一名窗口員工都代表企業(yè)形象，員工的綜合素質自然是決定窗口服務質量的關鍵。
今年，福建公司出臺了《供應商服務大廳運營規(guī)范》《供應商服務大廳服務行為規(guī)范》等5個規(guī)范文件，并創(chuàng)建青年文明號活動，進一步規(guī)范服務行為，提高員工業(yè)務技能，增強服務意識，促進優(yōu)質服務水平的不斷提升，贏得了供應商的廣泛好評。在今年每個月的滿意度問卷調查中，客戶滿意度都達100%。
合同管理員崗位主要負責經濟法律管理業(yè)務應用系統(tǒng)及ERP中合同的法律審核、核對供應商遞交的合同簽約，協(xié)助供應商完成合同簽約等工作。作為一名窗口服務人員，要不斷增強自身業(yè)務素質和心理素質，不僅要具備嫻熟的業(yè)務技能，還要耐心、細心，加強與供應商的溝通交流，真誠為每一位客戶服務。
驗審結算主辦 李惠珍：
驗審結算主辦崗位主要負責建立驗審結算臺賬，審核供應商、項目單位送交的各種票據，做好供應商服務大廳的驗審結算窗口日常管理工作及負責處理結算過程中出現(xiàn)的問題及糾紛等。
隨著電網建設項目的不斷增多，電網建設物資供應的業(yè)務量也不斷增加，驗審結算的工作量也隨之劇增。雖然驗審結算工作任務重、內容繁雜，但作為一名驗審結算主辦，要不斷增強綜合素質，堅持做到廉潔、優(yōu)質、高效、規(guī)范，在堅持按章辦事的基礎上，急客戶所急，盡我所能，確保驗審結算工作的及時性和準確性，實現(xiàn)供應商服務大廳服務“零投訴”。
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